Dieses Kapitel ist wichtig für:
  • Personsonalhierarchie
  • Team-Verwaltung durch Vorgesetzte
  • Anträge und Workflows (z.B. Urlaubsantrag)


Damit Sie die Verwaltung Ihrer Zeiterfassung an Team- oder Bereichsleiter abgeben zu können, haben wir eine ausgeklügelte Personalstruktur entwickelt. Sie bildet die Grundlage für verschiedene Genehmigungsverfahren, wie zum Beispiel die Bewilligung von Urlaubsanträgen oder die Arbeitszeitkorrektur (siehe Workflows), aber auch für typische Aufgaben eines Teamleiters.

In diesem Artikel

Achtung

Sie sind Teamleiter und haben Fragen zur Team-Verwaltung? Dann lesen Sie bitte diesen Artikel.

Personalstruktur im Überblick

Mit askDANTE können Sie ein bis zu drei Stufen umfassende Personalhierarchie anlegen. Die "Personalstruktur" bildet nicht (!) die Unternehmensstruktur ab, sondern die Genehmigungsstruktur für das Antragsmanagement in askDANTE.


Teams

Die unterste Ebene bilden die Teams, die sich aus Mitarbeitern sowie Leitern und Stellvertretern zusammensetzen. Ein Mitarbeiter kann in beliebig vielen Teams als Mitglied eingetragen werden. Die als Vorgesetzte eingetragenen Teamleiter bekommen Zugriff auf die Anträge, Anwesenheitskalender und Planungen aus ihrem Team. 

Unterschied zwischen Leiter und Stellvertreter

Auf allen Ebenen können "Leiter" und "Stellvertreter" eingetragen werden. Grundsätzlich können beide Funktionen innerhalb ihres Teams auf alle Informationen zugreifen, damit der Stellvertreter in jedem Fall die Möglichkeit hat, den Leiter zu ersetzen. Allerdings wird nur der Leiter bei eingehenden Anträgen per Mail informiert - der Stellvertreter bekommt keine Nachrichten.

Team-Management

Hier legen Sie fest, welche Mitarbeiter die jeweiligen Leiter- und Stellvertreterfunktionen der zweiten Ebene besetzen.

Typische Beispiele wären die Bereichs- oder Abteilungsleitung. Das Team-Management muss nicht zwingend eingestellt sein. 

Auch hier können Mitglieder eingetragen werden. Das macht zum Beispiel bei Assistenten der Geschäftsleitung Sinn, die nicht in eine der unteren Teams eingetragen wurden.

Zentral-Management

Hier legen Sie fest, welche Mitarbeiter die jeweiligen Leiter- und Stellvertreterfunktionen der dritten Ebene besetzen.

Typische Beispiele wäre die Personalabteilung oder die Geschäftsführung. Das Zentral-Management muss nicht zwingend eingestellt sein. Auch hier können wie beim Team-Management Mitglieder zugeordnet werden.

Mehrstufige Strukturen einrichten

Mit askDANTE können Sie sowohl einfache und zweistufige als auch dreistufige Personalstrukturen einrichten.

Beginnen wir mit der einfachen Form.

a) Einfache Teamstruktur

Öffnen Sie das askDANTE Menü und gehen Sie über 'Verwaltung' auf 'Personalstruktur'.

Schritt 1: Team anlegen

Klicken Sie in der Fußleiste rechts auf den Button

Wählen Sie nun den Punkt 'Team' aus. Es öffnet sich folgendes Fenster:

Tragen Sie einen Namen für das Team ein. Zum Beispiel 'Vertrieb' oder 'Filiale Bremen'. Klicken Sie dann auf 'Speichern'.

Es öffnet sich eine Übersicht über die Daten dieses Teams.

Schritt 2: Mitglieder festlegen

Klicken Sie oben auf den Reiter 'Mitglieder'. Unten in der Fußleiste rechts finden Sie den Button 'Hinzufügen'. Klicken Sie darauf. Es öffnet sich folgender Dialog:

Fügen Sie auf diese Weise alle Mitarbeiter zum Team hinzu, die dazu gehören sollen. Eine Mehrfachauswahl im Auswahlfeld ist möglich.

Schritt 3: Leiter und Stellvertreter festlegen

Klicken Sie auf den Punkt 'Leiter'. Der Leiter ist diejenige Person, die die Anträge auf Urlaub oder Zeitkorrektur genehmigen und die Daten seiner Mitarbeiter sehen darf. 

Tragen Sie unter 'Benutzer' den Namen des Mitarbeiters bzw. Managers ein.

Verfahren Sie ebenso bei der Festlegung des Stellvertreters.

Achtung

Der Leiter eines Teams kann seine Anträge nicht selbst genehmigen. Wenn Sie für die Leiter ausdrücklich einen Genehmigungsgeber wünschen, muss hierfür ein separates Team 'Teamleiter' erstellt werden, dem üblicherweise der Geschäftsführer oder Abteilungsleiter vorsteht.

b) 2-Stufige Struktur

Möchten Sie, dass zum Beispiel ein Filialleiter und die Personalleitung Anträge genehmigen sollen (alternativ: Team- und Abteilungsleitung), so macht ein zweistufiges Genehmigungsverfahren Sinn.

Öffnen Sie das askDANTE Menü und gehen Sie über 'Verwaltung' auf 'Personalstruktur'.

Schritt 1: Team-Management einrichten

Klicken Sie in der Fußleiste rechts auf den Button 'Neu'

Wählen Sie nun den Punkt 'Team-Management' aus. Es öffnet sich folgendes Fenster.

Tragen Sie hier einen Namen für das Team-Management ein. Zum Beispiel 'Personalabteilung'. Klicken Sie dann auf 'Speichern'.

Es öffnet sich eine Übersicht über die Daten des Team-Managements.

Schritt 2: Leiter und Stellvertreter Team-Management festlegen

Klicken Sie auf den Punkt 'Leiter'. Der Leiter ist diejenige Person, die die Anträge auf Urlaub oder Zeitkorrektur genehmigen und die Daten seiner Mitarbeiter sehen darf. 

Tragen Sie unter 'Benutzer' den Namen des Mitarbeiters bzw. Managers ein.

Verfahren Sie ebenso bei der Festlegung des Stellvertreters.

Schritt 3: Teams zuweisen

Einem Team-Management können nur Teams und keine Einzelpersonen zugewiesen werden. Daher ist bei einem mehrstufigen Genehmigungsverfahren die Erstellung eines Teams unerlässlich.

Klicken Sie auf das zuvor erstellte Team 'Vertrieb' und gehen Sie rechts in der Fußleiste auf den Button 'Bearbeiten'. Teilen Sie im Menü 'Übergeordnete Ebene' das Team 'Vertrieb' der im Beispiel gewählten 'Personalabteilung' zu.

Kehren Sie nun auf die Seite 'Personalstruktur' zurück, so finden Sie die von Ihnen angelegten Teams und das Team-Management in der Übersicht.

Der Leiter eines Teams kann seine Anträge nicht selbst genehmigen. Wenn Sie für die Leiter einen ausdrücklichen Genehmigungsweg wünschen, muss hierfür ein separates Team 'Teamleiter' erstellt werden, dem üblicherweise der Geschäftsführer oder Abteilungsleiter vorsteht.

c) 3-Stufiges Struktur

Möchten Sie, dass zum Beispiel ein Filialleiter, die Personalabteilung und der Geschäftsführer Anträge genehmigen müssen, so macht ein dreistufiges Genehmigungsverfahren Sinn.

Öffnen Sie das askDANTE Menü und gehen Sie über 'Verwaltung' auf 'Personalstruktur'.

Schritt 1: Zentral-Management einrichten

Klicken Sie in der Fußleiste rechts auf den Button

Wählen Sie nun den Punkt 'Zentral-Management' aus. Es öffnet sich folgendes Fenster.

Tragen Sie einen Namen für das Zentral-Management ein. Zum Beispiel 'Geschäftsführung'. Klicken Sie dann auf 'Speichern'.

Es öffnet sich eine Übersicht über die Daten des Zentral-Managements.

Schritt 2: Leiter und Stellvertreter Zentral-Management festlegen

Klicken Sie auf den Punkt 'Leiter'. Tragen Sie unter 'Benutzer' den Namen des Mitarbeiters bzw. Managers ein.

Verfahren Sie ebenso bei der Festlegung des Stellvertreters.

Schritt 3: Team-Management zuteilen

Klicken Sie auf das in b) erstellte Team-Management 'Personalabteilung' und gehen Sie rechts in der Fußleiste auf den Button 'Bearbeiten'. Teilen Sie im Menü 'Übergeordnete Ebene' das Team-Management der im Beispiel gewählten 'Geschäftsführung' zu.

Kehren Sie nun auf die Seite 'Personalstruktur' zurück, so finden Sie die von Ihnen angelegten Teams, das Team-Management und das Zentral-Management in der Übersicht.

 

Sie haben nun die Struktur für ein dreistufiges Genehmigungsverfahren erstellt.

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