In diesem Artikel lernen Sie:

Neue Projekte anlegen

Schritt 1: Dialog aufrufen

Gehen Sie unter 'Verwaltung' auf den Punkt 'Projekte' und klicken Sie in der Übersicht auf den Button 'Neu' links unten in der Fußleiste. Es öffnet sich folgender Dialog:


Hinweis

Mit der Funktion "Vorhandenes Projekt kopieren" können Sie vorherige Projekte als Vorlage einfügen und entsprechend modifizieren.

Schritt 2: Projekt konfigurieren

Geben Sie dem Projekt zunächst einen Namen. Nun können Sie weitere Einstellungen vornehmen:

Referenznummer (optional)

Brauchen Sie für Ihre Buchhaltung eine Referenznummer oder existiert eine externe Referenznummer, so können Sie sie hier eintragen.

Kunde (optional)

Haben Sie zusätzlich Kunden im System erstellt, können Sie hier das Projekt einem Kunden zuordnen.

Zeiterfassung

Sie möchten das Projekt lediglich anlegen, aber es sollen noch keine Buchungen darauf stattfinden. Dann verneinen Sie die Zeiterfassung.

Projektstart und -ende (optional)

Wenn Sie den Zeitraum des Projektes beschränken wollen, dann geben Sie hier Start und Ende ein.

Beschreibung (optional)

Hier haben Sie Platz für weitere Informationen über das Projekt.

Zeitbudget (optional)

Sie haben in Ihrer Leistungsvereinbarung ein bestimmtes Zeitbudget vereinbart. Tragen Sie dieses im Feld 'Budget' ein. Sie können bestimmen, ob dieses Budget nur für das Projekt oder auch für alle dazugehörigen Teilprojekte gilt.

Schritt 3: Projekt fertig stellen

Speichern Sie die Angaben ab. Sie erhalten nun eine Übersicht des Projekts:




Benutzer zuordnen

Üblicherweise sind nicht alle Mitarbeiter eines Unternehmens an einem Projekt beteiligt. Daher sollten Sie den Zugriff auf die einzelnen Projekte nur denen freigeben, die auf das Projekt abrechnen können.

Schritt 1: Benutzer beschränken

Gehen Sie in der oben genannten Übersicht auf den Reiter 'Benutzer' in der Kopfzeile. Klicken Sie anschließend auf den Button 'Zugriff beschränken' links unten in der Fußleiste. Klicken Sie nun auf 'beschränken'. In der Fußleiste erscheint nun der Button 'hinzufügen'. Klicken Sie darauf und es öffnet sich folgender Dialog:

Schritt 2: Benutzer auswählen

Wählen Sie mit gedrückter STRG-Taste und der linken Maustaste (Mehrfachauswahl) alle Benutzer aus, die Zugriff auf das Projekt haben sollen. Legen Sie außerdem fest, ob der/die Benutzer seine/ihre Tätigkeit abrechnen kann/können oder nicht ('fakturierbar'). Klicken Sie auf speichern und die Benutzer erscheinen in der Übersicht.

Schritt 3: Stundensätze ändern

Sie können nun für die einzelnen Benutzer individuelle Stundensätze eingeben. Klicken Sie dazu in der Fußzeile auf dem Button 'Stundensätze bearbeiten'.

Es öffnet sich folgender Dialog:

Aktivieren Sie nun die Benutzer, für die Sie einen individuellen Stundensatz eingeben wollen und tragen Sie den Betrag rechts daneben ein. Benutzer, die keinen Stundensatz aktiviert haben, können die Arbeiten am Projekt nicht fakturierenGehen Sie anschließend auf 'speichern'. 

Tätigkeiten zuordnen

Nicht alle Tätigkeiten in einem Unternehmen passen zu einem Projekt. Damit es übersichtlich bleibt bzw. keine Tätigkeiten auf Projekte und Kunden verbucht werden, die nicht vereinbart sind, haben Sie die Möglichkeit, die Tätigkeiten für ein Projekt zu beschränken.

Schritt 1: Tätigkeiten beschränken

Gehen Sie in der oben genannten Übersicht auf den Reiter 'Tätigkeiten' in der Kopfzeile. Klicken Sie anschließend auf den Button 'Zugriff beschränken' links unten in der Fußleiste. Gehen Sie nun auf den Button 'hinzufügen' links unten in der Fußleiste. Es öffnet sich folgender Dialog:

Schritt 2: Tätigkeiten auswählen

Wählen Sie mit gedrückter STRG-Taste und der linken Maustaste (Mehrfachauswahl) alle Tätigkeiten aus, die auf das Projekt gebucht werden können. Gehen Sie dann auf speichern. Die Tätigkeiten erscheinen nun in der Übersicht.

Schritt 3: Stundensätze ändern

Gehen Sie anschließend auf den Button 'Stundensätze bearbeiten'. Es öffnet sich folgendes Fenster:

Sie können nun alle Stundensätze einzeln verändern. Soll eine Tätigkeit nicht fakturierbar sein, so entfernen Sie das Häkchen vor dieser Tätigkeit. Speichern Sie Ihre Angaben ab.

Teilprojekte erstellen

Bei Teilprojekten handelt es sich um einzelne Arbeitsteile, die zusammen ein Gesamtprojekt ergeben. So können Sie zum Beispiel ein Projekt in Teilprojekte zerlegen, wenn mehrere Arbeitsschritte erforderlich sind, verschiedene Konditionen vereinbart sind oder mehr als eine Abteilung bzw. ein Team daran beteiligt ist.

Schritt 1: Teilprojekte anlegen

Gehen Sie in der oben genannten Übersicht auf den Reiter 'Teilprojekte' in der Kopfzeile. Klicken Sie anschließend auf den Button 'neu' links unten in der Fußleiste. Es öffnet sich folgender Dialog:

Schritt 2: Teilprojekt modifizieren

Füllen Sie, wie im Abschnitt 'Neue Projekte erstellen' beschrieben die Daten im Fenster aus. Klicken Sie anschließend auf 'speichern'. Das Teilprojekt erscheint nun in der Übersicht.




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