Mit askDANTE können Urlaubsanträge ganz bequem über das Zeiterfassungssystem verschickt und genehmigt werden. Eine Anwesenheitsübersicht zeigt jedem Teamleiter, wann welcher Mitarbeiter im Urlaub ist.


In diesem Artikel lesen Sie:

Urlaubsverwaltung einrichten

Um die Urlaubsverwaltung zu aktivieren, müssen Sie zunächst folgende Schritte gehen, soweit diese noch nicht erfolgt sind.

Schritt 1: Personalstruktur anlegen

Grundlage des Genehmigungsverfahrens in askDANTE ist die Personalstruktur. Ist diese noch nicht eingerichtet, lesen Sie bitte den dazugehörigen Artikel 'Personalstruktur'.

Schritt 2: Workflows einrichten

Zudem sollten Sie vor Beginn den Workflow 'Urlaub' nach Ihren Bedürfnissen einrichten. Lesen Sie dazu den Artikel 'Workflows'.

Urlaubsantrag senden

Schritt 3: Urlaub beantragen

Sind die Vorarbeiten erledigt, so können jetzt Urlaubsanträge über das System gestellt werden.

Beispiel: Eine Mitarbeiterin plant ihren Urlaub über ihr Konto. Sie geht hierzu auf 'Mein Profil'. Danach wählt sie oben den Reiter 'Anträge' aus. Mit einem Klick auf den Button 'Neuer Antrag' und 'Urlaub', unten rechts in der Fußleiste, öffnet sich folgender Dialog:


Nun hat sie die Möglichkeit zwischen verschiedenen Urlaubstypen zu wählen. Bei einem Sonderurlaub muss der Grund für den Urlaub angegeben werden.

Über den Kalender ist die Auswahl der Urlaubstage kinderleicht. Feiertage werden vom System automatisch berücksichtigt, so das eine 'von...bis'-Eingabe ausreicht, um einen korrekten Urlaubsantrag zu generieren.

In askDANTE ist auch eine Beantragung von halben Urlaubstagen möglich.

Mit einem Klick auf 'speichern' wird der Antrag versendet. Eine separate Meldung erfolgt nicht. Dafür kann die Benutzerin ihren Urlaubsantrag sofort in der Übersicht sehen. Noch nicht genehmigte Anträge sind mit einem '?' versehen.

Schritt 4: Email erhalten

Soweit eingestellt, erhält der Teamleiter nun eine Email, dass ein neuer Urlaubsantrag gestellt wurde.

Schritt 5: Urlaube genehmigen und ablehnen

Als Teamleiter gehen Sie über das Menü auf 'Team-Verwaltung' und 'Anträge'. Dort finden Sie in der Kachel 'zu genehmigen' den neu eingetroffenen Antrag. Mit einem Klick darauf öffnet sich folgender Dialog:



Sie können nun entscheiden, ob Sie den Antrag annehmen oder ablehnen.

Urlaub ohne Antrag eintragen

Sie können Ihren Mitarbeitern das Recht geben, Urlaubstage ohne Antrag direkt ins Zeitkonto einzutragen. 

Schritt 1: Zugriffsprofile aufrufen

Gehen Sie über 'Einstellungen' auf 'Zugriffsprofil' und wählen Sie in der Übersicht 'Benutzer' aus. Wollen Sie nur bestimmten Mitarbeitern dieses Recht geben, so erstellen Sie bitte ein neues Zugriffsprofil und ordnen dieses den entsprechenden Personen zu.

Schritt 2: Recht hinzufügen

Gehen Sie unten rechts auf den Button 'Berechtigung hinzufügen'. Es öffnet sich folgendes Fenster:

Tragen Sie nun das Recht: "Mein Profil: Urlaub eintragen / löschen" ein. Speichern Sie Ihre Eingaben ab.


Urlaubsvertreter einschränken

Über die Konfiguration des Workflows 'Urlaub' können Sie bestimmen, ob der Antragsteller alle Benutzer zur Auswahl einer Urlaubsvertretung auswählen kann oder nur solche auf gleicher Ebene. Das macht vor allem dann Sinn, wenn Teamleiter andere Vorgesetzte vertreten.

Gehen Sie über 'Einstellungen' auf 'Workflows'. Klicken Sie dann auf die Kachel 'Urlaub'. Unter dem ersten Punkt finden Sie die Auswahl des 'Stellvertreters'. Standardmäßig sind alle Benutzer ausgewählt. Klappen Sie das Auswahlmenü auf und wählen Sie 'Benutzer auf gleicher Ebene'. 

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