Dieses Kapitel ist wichtig für:
  • Die Einstellung von Anträgen aus dem Self-Service Bereich
  • z.B. Urlaubsanträge


Um die Verwaltung Ihrer Zeiterfassung so übersichtlich wie möglich zu gestalten, haben wir eine ausgeklügelte Genehmigungsstruktur (genannt Personalstruktur) erstellt. Sie bildet die Grundlage für verschiedene Genehmigungsverfahren: den sogenannten Workflows. Lesen Sie im nachfolgenden Artikel alle wichtigen Informationen dazu.

Was sind die askDANTE Workflows?

Unter Workflows sind alle Vorgänge in askDANTE zusammengefasst, die von einer Person beantragt und einer anderen Person genehmigt werden müssen.

Zur Zeit gibt es folgende Workflows:

  • Urlaub: Hierüber werden Urlaubsanträge gestellt und genehmigt
  • Arbeitszeit: Hier werden Arbeitszeitkorrekturen beantragt und genehmigt. Eine Korrektur kann zum Beispiel dann notwendig sein, wenn Zeiten nicht ordnungsgemäß erfasst wurden.
  • Auszahlung Überstunden: Hier wird die Zeitkorrektur bei Auszahlung von Überstunden beantragt und genehmigt.
  • Zeitgutschrift: Hierüber können zusätzliche Arbeitsstunden beantragt werden, die nicht gestempelt werden konnten.
  • Abwesenheit: Neben Urlaub und Krankheit können weitere Abwesenheiten beantragt und genehmigt werden

Workflows einrichten

Damit die Genehmigungsverfahren über die Workflows arbeiten können, müssen Sie korrekt eingestellt werden.

Schritt 1: Dialog aufrufen

Gehen Sie daher über 'Einstellungen' auf 'Workflows'. Klicken Sie dann auf den Workflow, den sie bearbeiten wollen. Es öffnet sich folgender Dialog:


Schritt 2: Anzahl der Freigabeschritte festlegen

askDANTE kann bis zu drei Genehmigungsstufen abbilden: Zentral-Management, Team-Management und Team.

Beginnen Sie in diesem Dialog am Besten ganz unten und bestimmen Sie, wer (zum Beispiel Urlaubsanträge) genehmigen kann. Üblicherweise ist das der Teamleiter und der Stellvertreter. Alle Positionen, die nicht definiert werden, werden vom System automatisch freigegeben. Dies macht zum Beispiel beim Geschäftsführer sind.

Haben Sie kein Team-Management und kein Zentral-Management in der Personalstruktur festgelegt, so müssen Sie hier keine weiteren Einträge vornehmen.

Sind Ihnen unsere mehrstufigen Genehmigungsverfahren noch nicht bekannt, dann lesen Sie bitte den Artikel „Personalstrukturen“.

Wenn Sie Ihre Mitarbeiter bei Urlaubsanträgen einen Stellvertreter wählen sollen, dann haken Sie bitte den oberen Punkt an.

Schritt 3: Art der Benachrichtigung wählen

Zudem legen Sie fest, wer bei Beantragung und Genehmigung eines Antrages eine Benachrichtigung per Email erhalten soll. Speichern Sie Ihre Angaben ab.

Wie arbeiten die Workflows?

An einem kleinen Beispiel möchten wir Ihnen veranschaulichen, wie die askDANTE Workflows funktionieren.

Schritt 1: Urlaub wird beantragt

Der Mitarbeiter plant seinen Urlaub über sein Zeitkonto und schickt den Antrag ab.

Schritt 2: Email wird versandt

Sie erhalten eine Email, die Sie darüber benachrichtigt, dass ein neuer Urlaubsantrag gestellt wurde.

Schritt 3: Team-Verwaltung besuchen

Klicken Sie auf den LInk in der Email oder gehen über das Menü 'Team-Verwaltung' auf 'Anträge'. Dort finden Sie den neu eingetroffenen Antrag. Klicken Sie auf diesen, so öffnet sich folgender Dialog:

Sie können nun entscheiden, ob Sie den Antrag 'genehmigen' oder 'ablehnen'.

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