Mit askDANTE können verschiedene Abwesenheitsgründe abgebildet werden. Eine Abwesenheitsübersicht zeigt jedem Teamleiter, wann welcher Mitarbeiter im Urlaub ist oder aus anderen Gründen fehlt.


Einrichtung

Sie wollen weitere Abwesenheitsgründe (z.B. Kind krank, Berufsschule etc.) in Ihrem System einrichten? Dann setzen Sie sich bitte mit uns in Verbindung.


In diesem Artikel lesen Sie:


Abwesenheitsgründe einrichten

Schritt 1: Dialog aufrufen

Sie erreichen die Funktion über ‚Einstellungen‘ und ‚Abwesenheitsgründe‘. Um einen neuen Abwesenheitsgrund einzugeben, gehen Sie in der Fußzeile rechts auf den Button ‚Neu‘. Es öffnet sich folgender Dialog:

Schritt 2: Ausfallgründe eintragen

Geben Sie hier zunächst den Namen des Grundes ein und wählen Sie ein Icon. Anschließend können Sie angeben, wie hoch der ‚Verrechnungsanteil‘ für den Abwesenheitsgrund sein soll, d.h. ob die Zeit ganz oder nur zur Hälfte gutgeschrieben wird.

Zudem können Sie verschiedene Arten der ‚Zeitgutschrift‘ auswählen:

  • Durchschnittlicher Arbeitstag des Nutzers: Hier wird die durchschnittliche Zeit des Arbeitstages zugrunde gelegt
  • Immer exakt xy-Minuten: Hier können Sie eingeben, wieviele Minuten der Ausfallgrund generell wert ist
  • Individuell: Hier kann der Nutzer individuelle eintragen, wieviel Zeit für den Ausfall gutgeschrieben werden soll


Ein Beispiel:

Ein Azubi hat sechs Stunden Berufsschule. Sie können nun angeben, dass er für einen Berufsschultag einen halben durchschnittlichen Arbeitstag gutgeschrieben bekommt. Bei 8 Stunden die er durchschnittlich am Tag arbeitet, wären es 4 Stunden Gutschrift. Oder Sie wählen individuell, so dass der Azubi seine jeweiligen Zeiten selbst einträgt (zum Beispiel die Zeit, die er oder sie real in der Schule ist).

Zum Schluss entscheiden Sie, wer die Eintragung des Ausfallgrundes vornehmen darf.

  • Nutzer selbst: Der Mitarbeiter kann hier den Ausfallgrund über sein Profil eintragen
  • Über Workflow beantragen: Der Mitarbeiter muss einen Antrag stellen.
  • Nur Admin: Nur der Administrator kann den Ausfallgrund eintragen.

Speichern Sie am Ende den Ausfallgrund ab. Er erscheint nun in der Übersicht.

Genehmigung Abwesenheitsgründe

Um die Urlaubsverwaltung zu aktivieren, müssen Sie zunächst folgende Schritte gehen, soweit diese noch nicht erfolgt sind.

Workflows einrichten

Zunächst müssen Sie die Workflow 'Abwesenheit' aktivieren. Lesen Sie dazu den Artikel 'Workflows'.

Mitarbeiter Antrag Abwesenheit

Schritt 1: Weitere Abwesenheitsgründe beantragen

Sind die Vorarbeiten erledigt, so können über das System nun Anträge gestellt werden.

Beispiel: Ein Azubi hat Berufsschule. Er geht auf 'Mein Profil'. Danach wählt er oben den Reiter 'Anträge' aus. Mit einem Klick auf den Button 'Neuer Antrag', unten rechts in der Fußleiste, und der Anwahl 'Neue Abwesenheit' öffnet sich folgender Dialog:

 


Nun hat er die Möglichkeit zwischen verschiedenen Abwesenheiten zu wählen.


Über den Kalender ist die Auswahl der Berufsschultage kinderleicht auswählbar. Feiertage werden vom System automatisch berücksichtigt, so das eine 'von...bis'-Eingabe ausreicht, um einen korrekten Antrag zu generieren.

Mit einem Klick auf 'speichern' wird der Antrag versendet. Eine separate Meldung erfolgt nicht. Die Benutzer kann seinen Antrag sofort in der Übersicht sehen. Noch nicht genehmigte Anträge sind mit einem '?' versehen.

Schritt 2: Email erhalten

Soweit dieses von Ihnen eingestellt wurde, erhält der Teamleiter nun eine Email, dass ein neuer Antrag gestellt wurde.

Schritt 3: Antrag genehmigen oder ablehnen

Als Teamleiter gehen Sie über das Menü auf 'Team-Verwaltung' und 'Anträge'. Dort finden Sie in der Kachel 'zu genehmigen' den neu eingetroffenen Antrag. 


Sichtbarkeit der Abwesenheitsgründe

Die Sichtbarkeit der Gründe für Abwesenheiten können Sie über die Zugriffsrechte steuern.

Gehen Sie dazu auf „Einstellungen“ und „Zugriffsprofile“ und klicken Sie dann die entsprechende Benutzergruppe an (z.B. Administrator). Über den Button „Berechtigung hinzufügen“ können Sie nun das entsprechende Recht auswählen und speichern.

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